Retrasos en el despacho: entender el origen para recuperar el control

Los retrasos en el despacho aduanero rara vez aparecen por sorpresa. Detrás de cada día detenido hay una causa concreta: documentación incompleta, errores en la clasificación arancelaria, omisiones en la manifestación de valor, permisos mal gestionados o expedientes que no reflejan la realidad operativa del importador o exportador.La aduana no detiene por capricho; detiene cuando algo no cuadra. Reconocerlo es el primer paso para dejar de ver el retraso como un castigo y empezar a verlo como una señal de alerta temprana.

Muchas operaciones se retrasan porque se trabaja en modo reactivo. Se corre para embarcar, pero no se valida con anticipación. Se confía en que “siempre ha pasado”, sin revisar cambios normativos, nuevos criterios de la autoridad o controles reforzados. En un entorno aduanero cada vez más digital, fiscalizado y trazable, esa confianza ciega se convierte en uno de los mayores riesgos. La causa no es la aduana: es la falta de preparación previa.

Prevenir es cumplir (y avanzar sin pausas)

La buena noticia es clara: la mayoría de los retrasos se pueden evitar. La clave está en la prevención, y esta comienza mucho antes de que la mercancía llegue a la aduana.Hoy, la normatividad exige expedientes sólidos, congruentes y actualizados, tanto del usuario como de cada operación de comercio exterior.

Expediente del usuario: Regla 1.4.14

La regla 1.4.14 de las Reglas Generales de Comercio Exterior establece que el agente aduanal debe integrar un expediente electrónico de cada importador o exportador que solicite operaciones, el cual debe reflejar la realidad operativa del negocio, incluyendo, entre otros elementos:

• Identificación oficial y datos fiscales vigentes

• Acta constitutiva, poderes y representación legal

• Domicilio comprobable y evidencia fotográfica real (fachada, maquinaria, equipo, personal, medios de transporte)

• Acreditación de la propiedad o posesión de inmuebles y activos

• Constancia de situación fiscal

• Manifestaciones bajo protesta de decir verdad, tanto del usuario como del agente aduanal, respecto a no encontrarse en listados de contribuyentes con inconsistencias fiscales

Este expediente no es un trámite administrativo, es el primer filtro de cumplimiento que protege la operación antes, durante y después del despacho.

Expediente de la operación: Regla 3.1.42

Por su parte, la regla 3.1.42 obliga al importador, exportador a conservar los documentos y registros que acrediten que la operación de comercio exterior efectivamente ocurrió, y que las mercancías se destinaron al régimen declarado. Entre ellos destacan:

• Contratos, órdenes de compra y CFDI relacionados con la operación

• Contratos y comprobantes de uso de inmuebles, maquinaria y equipo

• Servicios logísticos, de manejo, almacenaje y transporte debidamente documentados

• Listados de trabajadores y CFDI de nómina vinculados a la operación

• Información técnica de las mercancías (fichas técnicas, catálogos, fotografías, análisis)

• Control de inventarios y registros contables

• Manifestaciones bajo protesta sobre el uso, destino y cumplimiento fiscal de proveedores y clientes

Este expediente es, en los hechos, la evidencia que sostiene la legalidad de la operación ante cualquier revisión, auditoría o reconocimiento aduanero.

El agente aduanal: es tu aliado estratégico

Cuando el agente aduanal solicita información, documentos o actualizaciones, no está complicando la operación. Está cumpliendo su función como coadyuvante del Estado y aliado del importador y exportador, cuidando que cada embarque tenga soporte legal, fiscal y operativo suficiente.

El agente aduanal es la primera línea de prevención frente a:

• Detenciones en aduana

• Suspensión de operaciones

• Multas, créditos fiscales y contingencias legales

• Riesgos que ponen en juego la continuidad del negocio

Verlo como un obstáculo es un error costoso. Verlo como un socio estratégico es una decisión inteligente.

Ordenar no es frenar, es avanzar con certeza

Evitar retrasos no se trata de acelerar procesos, sino de ordenarlos. Cuando una operación se gestiona con método, disciplina y visión preventiva, el despacho fluye con mayor certeza, se reducen costos ocultos y se gana tranquilidad.

En comercio exterior, el verdadero ahorro no está en correr más rápido, sino en detenerse a tiempo para revisar.Porque una operación bien preparada no se detiene, no improvisa y sí garantiza la seguridad jurídica y la continuidad de los negocios.